Article 88 de la loi 2015-1785 du 29 décembre 2015
Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements dans un logiciel de gestion ou de caisse sont concernées.
Même si l’enregistrement est effectué sur un logiciel de comptabilité en ligne, sur un logiciel libre ou même sur un logiciel développé par l’entreprise elle-même.
Date d’entrée en vigueur : 01 janvier 2018.
Il faut donc un logiciel certifié obligatoire.
Pour quel type d’appareil ?
Les caisses enregistreuses autonomes, les terminaux de points de vente (TPV), les logiciels d’encaissement complets (incluant la gestion des stocks et/ou le suivi de la comptabilité) ou non.
Vous êtes concernés !
EN QUOI CONSISTE L’OBLIGATION ?
Le logiciel doit satisfaire 4 conditions :
- Inaltérabilité : toutes les données relatives aux règlements doivent être enregistrées et rendues inaltérables, c’est à dire NON MODIFIABLES PAR ÉCRASEMENT. Toute correction doit apparaître clairement par le biais d’opérations d’addition ou de soustraction.
- La sécurisation : la caisse doit sécuriser l’ensemble des données (d’origine, de modifications ou les données permettant la justification des pièces émises). La caisse doit garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine.
- La conservation : le logiciel doit prévoir plusieurs clôtures : une clôture journalière, mensuelle et une clôture annuelle ou par exercice comptable. Des cumuls doivent être opérés à ces occasions et les données de règlement doivent être conservées 6 ans.
- L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données selon une périodicité d’une année ou d’un exercice comptable. Ce procédé fige les données et donne un caractère certain aux documents. Ces opérations d’archivage doivent traduire une certaine traçabilité.
COMMENT FAIRE ?
Vous devez être équipé au 01 janvier 2018 d’un appareil certifié NF 525 par l’administration fiscale garantissant ainsi “la qualité, la performance et la sécurité d’un système d’encaissement”.
Vous avez une caisse ou un logiciel non certifié actuellement ?
Vous devez soit le remplacer soit demander à l’éditeur de votre logiciel s’il est possible de le mettre à niveau.
Vous devez valider ce critère AVANT L’ACQUISITION DE VOTRE EQUIPEMENT.
Ce type d’équipement va de 500 à 1 500 € (évaluation à partir du logiciel CIEL qui est le plus couramment utilisé mais ce n’est qu’une indication car il existe d’autres matériels).
En cas de contrôle, si vous n’êtes pas en mesure de justifier du certificat de conformité de votre logiciel de caisse, obtenu auprès de votre éditeur ou distributeur, vous disposerez de 60 jours pour régulariser votre situation.
Passé le 01 mars, vous encourez une amende de 7 500 € et un contrôle fiscal.
Un faux justificatif vous expose à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende.
La conformité doit être attestée soit par :
- un certificat délivré par un tiers habilité (Infocert www.infocert.org) bénéficiant d’une accréditation délivrée par l’AFNOR.
- une attestation individuelle délivrée par l’éditeur, conforme à un modèle délivré par l’administration (AFNOR www.afnor.org).