Le calcul des effectifs d’une entreprise, surtout comme les nôtres où beaucoup d’emplois ne sont pas à temps plein ou sont mêmes délégués à des entreprises extérieures, n’est pas aisé.
Ci-dessous un point complet pour vous permettre d’y voir clair.
Notamment certains services de Médecine du Travail ont tendance à majorer les effectifs pour facturer davantage.
Bon usage.
Comment calculer les effectifs d’une entreprise ?
Le calcul des effectifs d’une entreprise est indispensable pour connaître les obligations et les cotisations sociales de l’employeur. Seules les personnes qui sont liées à l’entreprise par un contrat de travail au cours de l’année passée sont prises en compte. Certaines catégories de salariés sont exclues du décompte. Les effectifs de tous les établissements sont additionnés.
À noter
L’Urssaf calcule les effectifs de l’entreprise d’après les données fournies par l’employeur sur sa déclaration sociale nominative (DSN). Ces données sont consultables sur le compte Urssaf (espace en ligne) de chaque entreprise.
Le nombre de salariés d’une entreprise détermine les principaux éléments suivants :
- Montant des cotisations et périodicité de leur paiement (par exemple, le calcul de la réduction générale des cotisations)
- Obligations déclaratives (embauche, DOETH: DOETH : Déclaration obligatoire d’emploi de travailleurs handicapés)
- Obligations sociales envers les employés (par exemple, mise en place d’un comité social économique (CSE), modalités du DUERP, local déjeuner, élections de représentants du personnel, etc.)
- Détermination de certaines contributions (par exemple, versement mobilité, forfait social, contribution au Fnal , contribution à la formation professionnelle (CFP), etc.)
- Détermination de certaines exonérations (par exemple, exonération de cotisations en ZRR ou en zones FRR, déduction forfaitaire pour le paiement des heures supplémentaires, etc.)
Équivalent temps plein (ETP) et durée légale de travail
Équivalent temps plein (ETP)
Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d’heures travaillées sur une année par un salarié à temps plein.
Il s’agit des salariés ayant un contrat de travail avec l’entreprise, même s’ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
L’ETP sert à calculer l’effectif moyen mensuel.
Exemple :
1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP pour l’année
2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2) pour l’année
1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP pour l’année
Durée mensuelle légale de travail
L’équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois.
La durée mensuelle légale de travail (égale à 151,67 heures) est une moyenne rapportée à l’année. Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.
Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l’année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.
Effectif global
L’effectif global sert à déterminer les cotisations dues par l’entreprise et la périodicité de ces cotisations.
L’effectif salarié annuel est déterminé au 1er janvier. Pour calculer l’effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l’entreprise au cours des mois civils de l’année passée. Le calcul s’effectue sur les effectifs de tous les établissements de l’entreprise confondus.
Il s’agit des salariés ayant un contrat de travail avec l’entreprise, même s’ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.
Effectif moyen mensuel (EMM) et effectif moyen annuel (EMA)
L’effectif moyen annuel (EMA) et l’effectif moyen mensuel (EMM) servent à déterminer le type de cotisations que l’entreprise doit ou non payer et les obligations sociales auxquelles elle est soumise.
Ils sont calculés en nombre d’ETP (équivalent temps plein).
Il s’agit d’une moyenne rapportée à l’année et au mois.
Pour calculer l’effectif moyen annuel (EMA), il faut d’abord calculer l’effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l’année passée.
Ces effectifs sont calculés par l’Urssaf d’après les données remplies par l’employeur dans la déclaration sociale nominative (DSN).
À noter
Parmi les obligations calculées en fonction de l’effectif, il y a l’obligation d’embauche de travailleurs handicapés (OETH) (effectif moyen annuel).
Pour calculer l’effectif d’une entreprise (moyen, annuel ou global), il faut prendre en compte les catégories de salariés suivantes :
| Catégories | Modalités de décompte |
|---|---|
| Salariés en CDI: CDI : Contrat de travail à durée indéterminée à temps plein, qu’ils soient présents ou absents pour maladie ou congé | Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun :
|
| Travailleurs à domicile | Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun |
| Salariés en CDD: CDD : Contrat à durée déterminée |
|
| Salariés en CDI intermittent |
|
| Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, salariés d’un contrat de travail temporaire (intérimaires) |
À noter : les salariés venant d’ETT: ETT : Entreprise de travail temporaire sont comptés uniquement dans l’entreprise d’origine (ETT) et non dans l’entreprise d’accueil utilisatrice, tout comme les salariés en portage salarial ou issu d’un groupement d’employeurs |
| Salariés à temps partiel en CDD: CDD : Contrat à durée déterminée ou en CDI: CDI : Contrat de travail à durée indéterminée qu’ils soient présents ou absents pour maladie ou congé | Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail) Les salariés à temps partiel qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif moyen |
À noter
Pour en savoir plus vous pouvez consulter la page de l’Urssaf et le Bulletin officiel de la Sécurité sociale consacré au calcul des effectifs.
Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l’effectif (global, annuel ou mensuel).
Les catégories suivantes ne sont pas prises en compte :
- Salarié en CDD et travailleur temporaire lorsqu’ils sont embauchés pour remplacer un salarié absent
- Volontaires en service civique
- Salarié en alternance : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Cependant, pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, elles sont comptabilisées.
- Salarié en contrat initiative-emploi (CUI-CIE) ou contrat d’accompagnement dans l’emploi (CAE). Cependant, elles sont comptabilisées pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.
- Salarié français expatrié, dès lors que leur affiliation au régime français de sécurité sociale n’est pas maintenue
Ne sont pas non plus comptabilisées dans les effectifs les personnes qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail. Il s’agit par exemple des stagiaires, des mandataires sociaux, des vendeurs à domicile indépendant.
À noter
Pour en savoir plus vous pouvez consulter la page de l’Urssaf et le Bulletin officiel de la Sécurité sociale consacré au calcul des effectifs.
Il existe des cas particuliers, notamment :
- Les salariés VRP multicarte sont exclus de l’effectif global, mais compris dans l’effectif moyen.
- Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l’effectif global, mais sont inclus dans l’effectif moyen.
- Les travailleurs intérimaires, salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, salariés portés comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise d’origine, et exclus de l’effectif de l’entreprise d’accueil.
Pour calculer l’effectif moyen annuel (EMA), il faut d’abord calculer l’effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l’année passée.
À noter
Les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur le compte Urssaf en ligne.
Exemple d’effectif moyen mensuel
Prenons les effectifs suivants en ETP pour une entreprise pour 1 mois donné :
| Nombre de salariés à retenir dans le calcul = nombre d’ETP | |
|---|---|
| 10 CDI: CDI : Contrat de travail à durée indéterminée à temps complet | 10 ETP |
| 2 CDI: CDI : Contrat de travail à durée indéterminée à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86 | 0,86 ETP |
| 1 CDD: CDD : Contrat à durée déterminée à temps complet pour augmentation d’activité présent au cours des 12 derniers mois | 1 ETP |
| 1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois 6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP | 0,32 ETP |
| 1 apprenti | 0 ETP |
| Effectif du mois | 12,18 ETP |
Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l’année.
Ensuite il faut additionner le nombre total d’ETP sur l’année et le diviser par 12 mois.
Exemple d’effectif moyen annuel
| Janvier | Février | Mars | Avril | Mai | Juin | Juillet | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14,86 | 11 | 9 | 10 | 8 | 8 | 7 | 7 | 10 | 11 | 13 | 10 | 118,86 |
Dans cet exemple, l’effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP: ETP : Équivalent temps plein divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.
Attention
Il faut compter uniquement le nombre de mois où l’entreprise a embauché et accueilli réellement des salariés. Donc pour une entreprise créée en cours d’année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la date de création de l’entreprise jusqu’au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois. C’est aussi le cas si l’entreprise n’a embauché aucun salarié pendant certains mois de l’année.
Exemple d’effectifs pour une entreprise d’activité saisonnière
Prenons une entreprise qui a eu une activité saisonnière sur 6 mois dans l’année passée, du 1er mai au 31 octobre.
Elle comprenait 11 ETP en mai et en octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, en août et en septembre.
L’effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).
| Janvier | Février | Mars | Avril | Mai | Juin | Juillet | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 | 11 | 15 | 23 | 23 | 23 | 11 | 0 | 0 | 106 |
Salariés et types de contrats entrant ou n’entrant pas dans le décompte des effectifs d’une entreprise
Salariés en contrat initiative-emploi (CUI-CIE) non pris en compte dans les effectifs d’une entreprise
Décompte et déclaration des effectifs
Détails du décompte par catégories de salariés