Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?
En tant qu’employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des déplacements de vos salariés entre leur domicile et le lieu de travail. Quels types de frais sont concernés ? Quel est le montant de votre participation ? On fait le point.
Ce qui change en 2025
L’adoption de la loi de finances pour 2025 permet de revenir au taux d’exonération de cotisations sociales jusqu’à 75 % du coût des titres d’abonnement.
Prise en charge des frais de transport : êtes-vous concerné ?
Tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d’abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s’agissant de moyens de « transports publics de personnes » (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos », précise le code du travail.
Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l’employeur ?
Votre participation est obligatoire à condition dès lors que le salarié possède l’un des titres suivants :
- une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
- un abonnement à un service public de location de vélos.
Vous n’êtes en revanche pas tenu de prendre en charge les frais de carburant des salariés pour se rendre sur le lieu de travail.
Notez que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
Quel est le montant de votre participation à la prise en charge obligatoire des frais de transport des salariés ?
Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur d’au moins 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.
Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple : le train et le bus).
Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % » (article R3261-8 du code du travail).
À savoir
- La prise en charge d’au minimum 50 % des frais par l’employeur est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution à la réduction de la dette sociale (CRDS).
- En fonction de la durée de travail, la prise en charge des frais de transport des salariés diffère :
- s’ils effectuent au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail (soit 35 heures), vous devez prendre en charge leurs abonnements comme pour un salarié à temps complet, c’est à dire à hauteur de 50 %,
- si la durée de travail est inférieure, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées.
Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?
Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez alors rembourser la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.
Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (article R3261-7 du code du travail).
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés.